Vinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo SliderVinaora Nivo Slider

Artikelen

De Timemanagement Matrix

Timemanagement quote

Wat we kunnen leren van…

De Timemanagement Matrix

 

In de serie “Wat we kunnen leren van…” worden interessante tools of managementtechnieken besproken die we op eenvoudige wijze kunnen toepassen in ons dagelijkse werk. Dus geen dure of lange opleiding; je leest ze gewoon in deze gratis nieuwsbriefartikelen van EFM Magazine.

 

 

De Timemanagement Matrix

 

Wat het is:

Een tool om de beschikbare tijd (bijvoorbeeld gedurende een werkdag) effectief te gebruiken. Het komt neer op het doen van dingen die op dat exacte moment belangrijk zijn. Tegelijkertijd verschuiven alle op dat moment niet-belangrijke of niet-dringende zaken naar een ander moment.

 

Achtergrondinformatie:

Deze matrix (zie afbeelding) is bedacht door Dwight D. Eisenhower, een Amerikaans President van 1953 – 1961. Oorspronkelijk was deze matrix bekend als de prioriteitenmatrix. Later werd de matrix verfijnd door de beroemde managementgoeroe Stephen R. Covey, en kwam het bekend te staan als de Timemanagement Matrix van Covey. Hij beschrijft deze matrix uitvoerig in zijn boeken “De zeven eigenschappen van effectief leiderschap” en “Prioriteiten, effectieve keuzes in leven en werk”.

 

Hoe te gebruiken:

De matrix bestaat uit vier kwadranten:

  1. Belangrijk – Urgent
  2. Belangrijk – Niet urgent
  3. Niet belangrijk – Urgent
  4. Niet belangrijk – Niet urgent

Timemanagement


Voor een snel en eenvoudig gebruik van de matrix leg je je to-do lijst ernaast. Ga na in welk van de kwadranten elke taak op je lijst past. Covey moedigt in zijn boek aan om zoveel mogelijk in kwadrant twee te werken: belangrijke, maar niet urgente zaken. Maar moet je je niet alleen maar bezighouden met zaken die belangrijk én urgent zijn? Juist niet!


Kwadrant één is bedoeld voor zaken die aan een deadline verbonden zijn, of voor noodsituaties. In dit kwadrant ervaar je veel stress en moet je vaak kiezen tussen meerdere urgente zaken tegelijk. Echt effectief is dat niet. Om werkelijk effectief te zijn pleit Covey ervoor dat je al je to-do’s ruim van tevoren inplant in je beschikbare tijd. Door te plannen, kom je in kwadrant twee terecht: je bent dan bezig met belangrijke zaken zonder dat deze zo urgent zijn (geworden) dat je zwaar onder stress gebukt gaat.


Let maar eens op deze belangrijke uitspraak van Dwight D. Eisenhower:

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” – Dwight D. Eisenhower



Bestudeer ook eens de voorbeelden die in onderstaande matrix gegeven zijn. Let goed op de resultaten die in elk kwadrant geboekt worden:

Timemanagement results

 

Meer tips:

Zit je met een taak waarvan je toch niet helemaal zeker weet wat je ermee aan moet? Stel jezelf dan de volgende vragen:

  • MOET ik dit nu doen? Of is het in feite minder belangrijk dan ik dacht? Wat gebeurt er als ik het niet doe?
  • Moet IK dit nu doen? Of kan ik het aan iemand anders overlaten / delegeren?
  • Moet ik DIT nu doen? Of is dit niet het juiste dat ik moet doen? Of is er misschien een andere weg of manier om het te doen?
  • Moet ik dit NU DOEN? Of moet / kan ik het op een ander moment inplannen?

Het antwoord op de vraag wat je met de taak moet doen, zal na het beantwoorden van deze vragen snel duidelijk worden. Nog 3 tips voor het werken met de Timemanagement Matrix:

 

  1. Laat anderen niet voor je bepalen wat prioriteit heeft; jij bepaalt dat zelf.
  2. Heb je eenmaal een planning gemaakt, stel dan de zaken niet onnodig uit maar werk je planning af. Ook: besteed niet overmatig veel tijd aan de planning zelf, anders houdt je ook geen tijd over voor het echte werk.
  3. Plan je werkzaken en privézaken in dezelfde lijst of matrix. Je hebt namelijk niet twee levens naast elkaar, maar slechts één en hetzelfde leven. Om echt effectief te zijn, moet je werk en privé niet gescheiden houden, maar gewoon goed combineren.

 

 

 

 

 

Plan vandaag uw geld voor de toekomst!